I. CANAL DE DENUNCIAS
Los canales internos de denuncia de irregularidades en la empresa, también denominados líneas éticas o buzones de denuncia, son mecanismos establecidos en el seno de la persona jurídica u organización para tramitar las denuncias o quejas, habitualmente de empleados pero también de terceros –por ejemplo proveedores o empleados de una empresa subcontratada–, sobre comportamientos, acciones o hechos cometidos por un trabajador de la compañía u organización que pueden ser constitutivos de una infracción de la ley, del código de conducta u otras normas y procedimientos internos, o de la normativa sectorial que regula su actividad.
Hoy en día los canales de denuncia están considerados cada vez más como una de las herramientas más eficaces en materia de prevención de delitos en el seno de una empresa u organización y en la lucha contra la corrupción.
II. ¿POR QUÉ IMPLEMENTAR UN CANAL DE DENUNCIAS?
La existencia en el marco de la voluntad de cumplimiento de VITAEVENTS, de un mecanismo para comunicar posibles prácticas irregulares o hechos que puedan suponer una infracción de la ley o incluso ser constitutivos de delito, refleja el compromiso del órgano de administración y de la alta dirección con los principios de respeto a la legalidad, integridad y ética empresarial, así como con los demás valores establecidos en el Código de Conducta de la empresa y que deben guiar el comportamiento de sus empleados y directivos, ya que es uno de los elementos clave de los programas de cumplimiento y prevención de delitos.
En concreto, un canal de denuncias:
DISEÑO Y ORGANIZACIÓN DEL CANAL DE DENUNCIAS.
Para procurar la mayor objetividad y transparencia en la gestión del canal ético es recomendable que se separe orgánicamente a las personas encargadas de la recepción, tramitación de la denuncia y de la investigación de los hechos, de las personas responsables de la resolución del expediente.
Una de las claves para asegurar el adecuado funcionamiento de un canal de denuncias es regular adecuadamente la protección tanto de la persona denunciante como de la persona investigada. Es muy importante que el procedimiento de gestión de denuncias garantice (i) el derecho a la presunción de inocencia del denunciado; (ii) la confidencialidad; y (iii) la prohibición de represalias contra el denunciante de buena fe. Los canales de denuncia comportan potencialmente un riesgo de estigmatización de la persona incriminada en una denuncia, incluso con independencia del resultado de la investigación de los hechos denunciados. Por ello es importante informar tan pronto como sea razonablemente posible a la persona investigada sobre la existencia de la denuncia o queja que se haya presentado contra ella, de conformidad con la normativa en materia de protección de datos personales, y asegurar que toda la información recibida con la denuncia se tratará reservadamente, limitando el número de personas que tengan acceso a la misma a aquellas que tengan una estricta necesidad de conocerla, y asignado un número de referencia o código al asunto lo que permitirá referirse al mismo sin mencionar nombres de personas.
Y tan importante como asegurar la confidencialidad es que haya una garantía de no represalias para la persona denunciante, normalmente en el propio código de conducta. Como señala la Circular de la Fiscalía General del estado 1/2016 (ARP 2016, 1), para que los programas de cumplimiento puedan exigir a los empleados informar de posibles irregularidades será imprescindible que la empresa tenga establecida una «regulación protectora específica del denunciante, no sólo asegurándole la confidencialidad sino también garantizándole que no sufrirá represalias por haber presentado la denuncia.
Es muy importante asegurarse de que los empleados y aquellas otras personas que puedan tener acceso al canal de denuncia (p.ej. empleados de empresas de trabajo temporal que trabajan en la compañía, etc.) conozcan la existencia del canal de denuncias, entiendan su finalidad y estén convencidos de la conveniencia de poner en conocimiento de la empresa posibles prácticas inapropiadas o hechos que puedan ser constitutivos de delito de los que puedan tener conocimiento.
Para ello, además de referirse al canal de denuncias en el código de conducta, puede resultar útil desarrollar un plan de comunicación específico para el canal ético, como parte del programa de cumplimiento de la empresa, ya que es un elemento clave del proceso de cambio necesario para generar una cultura corporativa basada en la ética y gestión responsable.
Otro de los elementos que van a determinar el éxito o fracaso de un canal de denuncias es la facilidad de acceso y utilización del mismo. Adicionalmente a los esfuerzos que se hagan por parte de VITAEVENTS para dar a conocer la existencia del canal de denuncias y generar concienciación acerca de la conveniencia de utilizarlo, debe explicarse a los potenciales usuarios del canal las distintas vías de acceso al mismo, (direcciones de correo electrónico, números de teléfono) el proceso de gestión de las denuncias, los derechos y garantías, etc. Una manera sencilla y práctica será la creación de un sitio en la intranet corporativa donde los empleados puedan acceder y encontrar agrupada toda la información relevante. Adicionalmente, habrá que facilitar formación, presencial y online, sobre el canal de denuncias, en el marco de un plan de formación del programa de cumplimiento, para recordar la existencia del canal y su operativa.
Resulta conveniente generar evidencias de los esfuerzos realizados regularmente para asegurar el correcto funcionamiento del canal de denuncias ya que ello puede contribuir de manera determinante a la obtención de la exención de responsabilidad penal de la persona jurídica en caso de comisión de un delito.
III. CONSULTA DE LOS REPRESENTANTES LEGALES DE LOS/LAS TRABAJADORES/AS
El artículo 64.5 del Estatuto de los Trabajadores (ET) contempla el derecho de los representantes legales de los/las trabajadores/as (delegados del personal o comité de empresa) a ser informados y consultados sobre la adopción de eventuales medidas preventivas adoptadas por la empresa, así como a emitir un informe con carácter previo a la implantación y revisión de sistemas de control del trabajo.
IV. GESTIÓN DEL CANAL DE DENUNCIAS
La Fiscalía General del Estado, en su Circular 1/2016 (ARP 2016, 1), indica que las medidas de vigilancia y control «resultarán más eficaces cuanto mayor sea su nivel de externalización, como ocurre por ejemplo con la formación de directivos y empleados o con los canales de denuncias, más utilizados y efectivos cuando son gestionados por una empresa externa, que puede garantizar mayores niveles de independencia y confidencialidad».
Externalizar la gestión del canal de denuncias, total o parcialmente, plantea diversas cuestiones relativas a la compatibilidad los sistemas de denuncia de irregularidades con las normas relativas a la protección de datos de la UE, ya que ello comporta una transferencia y tratamiento de datos personales, algunos de los cuales pueden estar considerados como especialmente protegidos. Al objeto de facilitar ciertas directrices en esta materia, el Grupo de Trabajo del artículo 29, dispuso en su dictamen 1/2006 que estos proveedores externos
«garantizarán, en virtud de un contrato con la empresa en cuyo nombre gestionen el sistema, que realizarán la recogida y tratamiento de la información de conformidad con los principios previstos en la Directiva 95/46/CE, y que tratarán la información sólo para los fines específicos para los que se haya recabado. Estarán vinculados por obligaciones estrictas de confidencialidad y comunicarán la información tratada solamente a personas específicas en la empresa u organización responsables de la investigación o de la adopción de las medidas necesarias para realizar el seguimiento de los hechos denunciados. También respetarán los períodos de conservación a los que está vinculado el responsable del tratamiento. La empresa que utilice estos mecanismos, en su calidad de responsable del tratamiento de datos,
V. OPERATIVA
El Canal de denuncias será mediante el envío de un correo electrónico a canaldenuncias_arroba_vitaevents.es, correo gestionado por la persona designada por la Dirección como responsable del Canal.
Existe un protocolo de actuación y gestión de las denuncias recibidas.
VI. ADMISIBILIDAD DE LAS DENUNCIAS ANÓNIMAS
Es de suma importancia garantizar a las personas que denuncien la comisión de irregularidades o hechos presuntamente delictivos en el seno de una empresa u organización una efectiva protección frente a posibles represalias. Tradicionalmente, la utilización del canal de denuncias ha suscitado reticencias por parte de los usuarios al considerar que puede ocasionarles perjuicios de tipo laboral o incluso personal.
Ya hay Sentencias de tribunales españoles, que ponen de relieve que el recelo que suscita el anonimato de la denuncia no puede impedir que una empresa lleve a cabo un proceso de investigación interna para una valoración inicial de los hechos, contrastarlos e incoar a continuación un expediente sancionador a efectos de su depuración y, finalmente, contrastada la veracidad de los hechos denunciados, adopte las correspondientes medidas disciplinarias.
VITAEVENTS aplicará todas las medidas que sean razonables para proteger de Represalias a aquellas personas que hayan informado de un Incidente, sea real o posible, o de otras preocupaciones o inquietudes en la materia, siempre que dicha denuncia se haya realizado de buena fe y sin infringir los requisitos aplicables.
La empresa decidirá– sobre las medidas razonables en función de cada caso. Esto puede incluir, entre otros, la necesidad de exigir y mantener la confidencialidad, el uso de instalaciones externas para reuniones o de medios de comunicación seguros, la protección o reubicación física, la participación de autoridades públicas o la colaboración con Recursos Humanos para evitar medidas disciplinarias u otras consecuencias adversas contra el empleado.
