1.- Objeto del canal de denuncias.
El presente Protocolo tiene por objeto la implantación, en el ámbito de la VITAEVENTS, S.L., de un Canal interno de Denuncias que permita el seguimiento, detección y corrección de malas prácticas realizadas por el personal incluido dentro de su ámbito de aplicación.
En particular, a través del Canal de Denuncias, en el que se instrumentará el correspondiente procedimiento (Protocolo) conforme a los artículos siguientes, cualquier persona que se relaciona con la VITAEVENTS, S.L., podrá denunciar las conductas constitutivas de infracción del ordenamiento jurídico y de los deberes y obligaciones que derivan de los Protocolos, Códigos y Políticas aprobadas por VITAEVENTS, S.L.
La existencia de dicho canal no impide la presentación de denuncias por otros canales externos tanto de ámbito estatal como autonómico existentes o que puedan implementarse por las Administraciones competentes para proteger a los denunciantes.
2-. Presentación de la denuncia
Todo empleado/a, directivo/a y miembro del órgano de administración de la VITAEVENTS, S.L. que tenga conocimiento de cualquier incumplimiento de la normativa legal vigente, que contravengan los compromisos recogidos en el Código Ético o que vulneren las políticas, normas o procedimientos de la sociedad, tienen el deber de denunciar tales conductas a través del Canal de Denuncias de manera diligente.
Asimismo, el Canal de Denuncias puede ser utilizado por los beneficiarios/as, socios/as, contratistas o subcontratistas que tengan relación con VITAEVENTS, S.L. y que tengan conocimiento de incumplimientos de la normativa legal vigente o de la contravención de los compromisos recogidos en el Código Ético o que vulneren las políticas, normas o procedimientos de esta sociedad.
El Canal de Denuncias se articula como una herramienta esencial previsto por el plan de prevención de delitos penales, tal y como recoger la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción y el artículo 31 bis del Código Penal.
A tal efecto, la VITAEVENTS, S.L. pone a disposición de dichas personas las siguientes vías de comunicación:
Forma de presentación de denuncias
Las denuncias pueden llevarse a cabo bien de forma anónima o con identidad reservada.
Podrá presentarse denuncia por escrito a través sistema electrónico habilitado al efecto; o de forma verbal por vía telefónica.
Las denuncias que se realicen a través de estas vías deberán contener, como mínimo, los siguientes elementos:
3.- Recepción de la denuncia: Registro.
Comunicada la denuncia, el/la Responsable del Canal procederá a su registro en el Sistema de Gestión de Denuncias, siéndole asignado un código de identificación. El Sistema de Gestión de Denuncias estará contenido en una base de datos segura y de acceso restringido exclusivamente al personal de la VITAEVENTS, S.L. designado y convenientemente autorizado en la que se registrarán todas las denuncias recibidas, cumplimentando los siguientes datos:
En relación con las denuncias verbales, previo a su registro, el/la Responsable del Canal procederá a documentar la mismas bien mediante la grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible, bien por medio de la transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratar la denuncia. En caso de estar identificado, se ofrecerá al denunciante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción del mensaje.
En el plazo de 5 días hábiles desde la recepción de la denuncia, se acusará recibo de la misma salvo que la denuncia sea anónima o se haya renunciado a recibir comunicaciones.
4.- Comprobación de la denuncia: Decisión de admisión o inadmisión.
Registrada la denuncia, el/la Responsable del Canal, deberá comprobar si la misma expone de forma clara y evidente hechos constitutivos o no de infracción, irregularidad o incumplimiento de la normativa legal vigente, de los compromisos recogidos en el Código Ético de las políticas, normas o procedimientos fijados por la VITAEVENTS, S.L. En función del resultado de dicha comprobación, el Responsable del Canal decidirá en el plazo de diez días hábiles desde la fecha de entrada en el registro de la denuncia una de las siguientes:
La inadmisión será notificada al denunciante en el plazo de cinco días hábiles, salvo que la denuncia fuera anónima o el denunciante hubiera renunciado a recibir comunicaciones.
En cuyo caso deberá determinar si la denuncia debe ser tramitada de forma urgente, de lo que se dejará constancia a los efectos oportunos.
La admisión de la denuncia será notificada al denunciante salvo que la denuncia fuera anónima o el denunciante hubiera renunciado a recibir comunicaciones.
Tanto la decisión de inadmitir la denuncia a trámite como la decisión de admitirla a trámite deberá ser registrada en el Sistema de Gestión de Denuncias.
En caso de que la denuncia se dirija contra el/la Responsable del Canal o contra alguno de los miembros del órgano decisor, o en caso de concurrir cualquier circunstancia que genere un conflicto de interés con alguna de ellas, esta persona se abstendrá de intervenir en la decisión de admisión o inadmisión de la denuncia, así como de todo lo concerniente al proceso de investigación, evaluación y decisión sobre la misma.
Por último, el/la Responsable del Canal, como contrapartida del deber de denunciar que se impone sobre todos los miembros de la VITAEVENTS, S.L., tiene el deber de guardar la más absoluta confidencialidad en relación a cualquier denuncia que, recibida, sea o no desestimada, en lo referente al/a la denunciante y al/a la denunciado/a, absteniéndose de promover cualquier tipo de represalias al/a la denunciante.
5.- Proceso de investigación.
En caso de admisión de la denuncia, el/la Responsable del Canal asumirá la investigación de los hechos objeto de la misma.
En el proceso de investigación, el/la Responsable del Canal realiza todas aquellas acciones y consultas que considere necesarias encaminadas a la averiguación de la exactitud y veracidad de la información recibida, así como encaminadas al esclarecimiento de los hechos.
Acordada la apertura del expediente, el/la Responsable del Canal se pondrá en contacto con el/la denunciado/a, identificándose ante éste como la persona encargada de la investigación de la denuncia e informándole sucintamente acerca de los hechos que se le atribuyen y de los principales hitos que se pueden producir durante la investigación. Asimismo, en dicha comunicación, se le informará de su posibilidad de presentar alegaciones por escrito y se le informará del tratamiento de sus datos personales.
En ningún caso se notificará a los sujetos investigados la identidad del denunciante ni se hará entrega de la denuncia, todo ello en aras de la protección del denunciante.
En la fase de instrucción, se dará trámite de audiencia a todos/as los/las afectados/as y testigos y se practicarán cuantas diligencias se estimen necesarias. Todos los/las empleados/as y miembros de los órganos directivos de la VITAEVENTS, S.L. están obligados a prestar la colaboración requerida por el órgano de instrucción para, en su caso, colaborar en la investigación y su intervención tendrá carácter estrictamente confidencial.
El trámite de audiencia incluirá, como mínimo, siempre que sea posible, una entrevista con la persona supuestamente responsable de la conducta denunciada en la que, siempre con absoluto respeto a la presunción de inocencia, se le invitará a exponer su versión de los hechos y a aportar aquellos medios de prueba que considere adecuados y pertinentes.
Al finalizar todas aquellas entrevistas que se lleven a cabo, se levantará acta de la reunión y también se recogerán evidencias de todas las actuaciones que se realicen.
A fin de garantizar el derecho de defensa de la persona investigada, la misma tendrá acceso al expediente (salvando la identidad del denunciante), pudiendo ser oída en cualquier momento y se le advertirá de la posibilidad de comparecer asistido de abogado.
Durante todo el proceso se mantendrá la absoluta confidencialidad que caracteriza al Canal de Denuncias.
El/la Responsable del Canal asumirá la custodia de todas y cada una de las evidencias que soporten las acciones llevadas a cabo, durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados y en cualquier caso por el tiempo máximo que de acuerdo con la legislación vigente en materia de Protección de Datos lo permita.
Emisión de informe:
Una vez concluidas todas las actuaciones, el/la Responsable del Canal, previa consulta, en su caso, al experto independiente que pueda formar parte integrante del órgano de supervisión de la entidad, procederá a la emisión de un informe de los procedimientos realizados, siendo éste reportado al órgano competente para decidir.
Este informe contendrá al menos:
En cualquier caso, con carácter semestral, se reportará a la Autoridad Responsable del plan antifraude un resumen de las denuncias recibidas y denuncias investigadas.
6.- Toma de las medidas oportunas por el organismo competente para decidir.
Una vez emitido el informe y reportado al Órgano de Supervisión, éste será el responsable de tomar las medidas internas oportunas, sin perjuicio de las responsabilidades administrativas y de otra índole que le puedan corresponder a los Juzgados y Tribunales.
El órgano de supervisión estará integrado por tres miembros, de los cuales uno de ellos será un experto independiente nombrado por el Consejo de administración de la compañía.
El órgano decisor, a la mayor brevedad, adoptará alguna o algunas de las siguientes decisiones:
1. Archivo del expediente:
A partir de la presentación del informe por el/la Responsable del Canal, el órgano decisor tendrá que valorar si de la investigación no se derivan datos que exijan más actuaciones, al no existir indicios suficientes de la presunta comisión de hecho delictivo, o en todo caso, por resultar hechos que por su escasa relevancia no deban motivar ulteriores actuaciones.
En ese caso, se acordará el archivo del expediente dando traslado de su decisión al Responsable del Canal para la notificación de dicha decisión al denunciante y, en su caso, al denunciado/a.
2. Traslado a la autoridad administrativa correspondiente. Si los hechos objeto de denuncia pudiesen ser objeto de una infracción administrativa, se pondrá en conocimiento del organismo correspondiente para incoación del oportuno procedimiento sancionador.
3. En caso de que los hechos puedan dar lugar a una responsabilidad disciplinaria de algún empleado de la compañía, se dará traslado del informe al Responsable de Laboral a los efectos de que éste adopte, en su caso, las medidas que resulten de aplicación de acuerdo con la normativa laboral vigente en cada momento.
4. Traslado al Ministerio Fiscal. Si los hechos objeto de la denuncia pudiesen ser constitutivos de delito, los pondrá en conocimiento de la Fiscalía. Si el delito afectase a los intereses financieros de la Unión, lo remitirá a la Fiscalía Europea.
El plazo máximo de duración de las actuaciones de investigación será de tres meses desde la presentación de la denuncia en el canal hasta la fecha de la decisión que ponga fin al procedimiento de investigación.
7.- Confidencialidad y protección de datos de carácter personal.
Con el objeto de conseguir un máximo nivel de implicación y seguridad para con la persona que desee poner en conocimiento una infracción o conducta irregular a través del Canal de Denuncias, así como para con la persona afectada, VITAEVENTS, S.L. pondrá los medios necesarios para que dichas comunicaciones vertidas al Canal de Denuncias sean tratadas con la mayor confidencialidad por parte de todos los implicados en la investigación y resolución de la misma.
Vitaevents ostentará la condición de responsable del tratamiento de los datos personales necesarios para el funcionamiento del Canal de Denuncias conforme lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679, la Ley orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos personales y Garantía de los derechos digitales y demás normativa concordante.
Sin perjuicio de lo anterior, los datos de las personas que efectúen la denuncia, así como las acusaciones manifestadas podrán ser facilitadas a las autoridades administrativas o judiciales, en la medida en que fueren requeridos por tales autoridades como consecuencia de cualquier procedimiento derivado del objeto de la denuncia. Dicha cesión de los datos a las autoridades administrativas o judiciales se realizará siempre dando pleno cumplimiento a la legislación sobre protección de datos de carácter personal y dando cuenta de ello al Órgano de Supervisión.
Asimismo, y solo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un trabajador, el acceso se permitirá al personal con funciones de gestión y control de recursos humanos, siempre dando pleno cumplimiento a la legislación sobre protección de datos de carácter personal. Además, será licito el acceso por otras personas cuando resulte necesario para la tramitación de los procedimientos judiciales que, en su caso, procedan.
El envío de información de carácter personal a través del Canal de Denuncias supone el consentimiento expreso e inequívoco para el tratamiento de tales datos de carácter personal.
El/la denunciante podrá ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición respecto a sus datos personales en cualquier momento mediante comunicación escrita dirigida al correo electrónico canaldenuncias_arroba_vitaevents.es o dirección postal siguiente: Plaza del Instituto nº 6 – 3º - 33201 Gijón (Asturias).
En cuanto a la gestión y archivo tanto de los datos personales como de toda la información facilitada por el denunciante, serán incluidos en un fichero automatizado de datos titularidad de la VITAEVENTS, S.L., mantenido bajo la responsabilidad del/ de la Responsable de Protección de Datos de la VITAEVENTS, S.L. y protegido por las medidas de seguridad adecuadas de acuerdo con la legislación vigente.
Transcurridos tres (3) meses desde la introducción de los datos, los mismos podrán seguir siendo tratados por el Órgano Competente siempre y cuando la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de riesgos penales. Sin embargo, tales datos se eliminarán del Sistema del Canal de Denuncias y pasarán a conservarse en un fichero automatizado de datos propio de titularidad de la VITAEVENTS, S.L..
Transcurridos tres (3) meses desde la recepción de la denuncia sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, deberá procederse a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema. Las denuncias a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada.
En cuanto al plazo de conservación de los datos, se establecen los siguientes:
| Concepto | Plazo de Conservación | Plazo total |
| Investigación/instrucción de la denuncia | Plazo que dure la investigación | Plazo que dure la investigación |
| Finalización de la investigación / instrucción de la denuncia: Denuncias sobre hechos no probados (Archivo del expediente por el Consejo de Administración) | Plazo máximo de 2 meses desde la finalización de la investigación | Plazo que dure la investigación + 2 meses |
| Finalización de la investigación / instrucción de la denuncia: Denuncias sobre hechos probados (y se inicia un procedimiento penal, laboral, etc.) | Plazo que dure la tramitación del procedimiento | Plazo que dure la investigación + plazo que dure la tramitación del procedimiento |
| Finalización de la investigación / instrucción de la denuncia: Finalizado el procedimiento | Plazo máximo de 2 meses desde la finalización del procedimiento | Plazo que dure la investigación + plazo que dure la tramitación del procedimiento + 2 meses |
En caso de que los hechos investigados fueran presuntamente constitutivos de delito, y a los efectos de prestar la máxima colaboración con los Juzgados y Tribunales, y Administraciones Públicas competentes que puedan conocer de la investigación de los mismos, el plazo de conservación se extenderá hasta la fecha de prescripción de los presuntos delitos, de acuerdo con la legislación vigente.
En cualquier caso, los datos se conservarán de forma bloqueada, es decir, se identificarán y reservarán con el fin de impedir su tratamiento excepto para su puesta a disposición de las Administraciones Públicas, Jueces y Tribunales. Transcurridos los plazos identificados en el anterior cuadro, se suprimirán el expediente y toda la documentación relacionada con los hechos investigados.
